Privacyverklaring

Het Centrum voor Kindertherapie Westfriesland (CVKT), gevestigd aan Lepelaar 3 1628 CZ HOORN, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Centrum voor Kindertherapie Westfriesland
Lepelaar 3
1628 CZ Hoorn
Website https://www.cvkt.nl
E-mail info@cvkt.nl
Tel.nr. 0229-843924
KvK-nummer 37163740

Gebruik van persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie geven over jou en waarmee je rechtstreeks of indirect identificeerbaar bent.

Verwerken van persoonsgegevens

Contact via onze website of telefonisch
1. Contactformulier
Bij het verzenden van een bericht naar ons vragen we je om je naam en e-mailadres in te vullen, zodat we kunnen reageren op het verzonden bericht. Eventueel kan je nog je telefoonnummer toevoegen.

2. Aanmeldformulier via de website
Bij het invullen van het aanmeldformulier vragen we je om de volgende persoonsgegevens in te vullen:
– Naam, geboortedatum en geslacht van je kind
– Naam, telefoonnummer en e-mailadres van een van de gezaghebbende ouders
Samen met de omschrijving van de hulpvraag kunnen we daarmee contact opnemen om de aanmelding verder in gang te zetten.

3. Telefonisch contact om kind aan te melden
– Naam, adres, geboortedatum en geslacht van je kind
– Naam, telefoonnummer en e-mailadres van een van de gezaghebbende ouders
Samen met de omschrijving van de hulpvraag kunnen we daarmee de aanmelding verder in gang te zetten.

Aanmelden voor behandeling
Bij het aanmelden van je kind bij ons Centrum verzamelen we de volgende documenten in een elektronisch dossier en op een beveiligde server (vBoxx):
1. Aanmeldingsformulier – eerste contactmoment
• Naam, adres, geboortedatum en geslacht van je kind
• Naam, telefoonnummer en e-mailadres van een van de gezaghebbende ouders
• Naam van de school en welke groep
• Reden van aanmelden/hulpvraag
2. Verwijzer – twee mogelijkheden
• Verwijsbrief van de huisarts of andere verwijzer
• Opdracht verstrekking door een van de 7 Westfriese Gemeentes
3. Oudervragenlijst
• Persoonsgegevens, voorgeschiedenis, ontwikkelingsfasen en reden van aanmelden/hulpvraag

4. Leerkrachtvragenlijst
• Gegevens van de leerkracht over je kind.
5. Behandelovereenkomst
• Toestemming voor het starten van de behandeling
6. Afronding-evaluatie verslag
• Het verslag wordt naar de gezaghebbende ouder(s) verzonden om een akkoord
7. Relevante documenten die jullie aanleveren, omdat dit van belang kan zijn voor de behandeling.

Communicatie
Wanneer je e-mails of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar jouw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden. We gaan vertrouwelijk met jouw gegevens om.

Communicatie per e-mail of berichten via de telefoon verloopt niet via een veilig communicatiemiddel. Ouders geven hiervoor apart toestemming of kiezen voor een andere manier; zoals telefonisch overleg of om in de beveiligde vBoxx map een communicatieformulier aan te maken.

Voor het versturen van verwijsbrieven naar ons centrum kunnen artsen via een beveiligd mailsysteem naar ons mailen.
iris@centrumvoorkindertherapie.zorgring.nl
jantien@ centrumvoorkindertherapie.zorgring.nl
nel@ centrumvoorkindertherapie.zorgring.nl
nicolette@ centrumvoorkindertherapie.zorgring.nl

Derden
Persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld.

Wij gebruiken je telefoonnummer en e-mailadres alleen voor de communicatie over de behandeling en zullen dit niet inzetten voor andere doeleinden zonder jouw toestemming. Wij geven je telefoonnummer en e-mailadres niet door aan andere instanties en gaan vertrouwelijk met jouw gegevens om.

Informatie kan intern gedeeld worden. Onze therapeuten van het Centrum zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren en hebben zich te houden aan de beroepscode. Informatie wordt gedeeld doordat er sprake is van een combinatie-behandeling en voor inhoudelijk collegiaal overleg in het belang van de voortgang van de behandeling van je kind.

Doeleinden
Het CVKT verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Communicatie via telefoon, e-mail of WhatsApp om de behandeling te kunnen uitvoeren
• Om je behandeling in gang te zetten en actueel te houden gedurende de lopende behandelperiode.
• Om, uitsluitend bij schriftelijke toestemming, onze nieuwsbrief te kunnen versturen.

Delen van persoonsgegevens met derden
Het CVKT verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij – alleen wanneer dit nodig of vereist is – een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wanneer een verwerkersovereenkomst niet nodig of vereist is bij bedrijven waarmee wij samenwerken, verwijzen wij naar het privacybeleid van deze bedrijven.
Het CVKT blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen.

Bedrijven waarmee wij samenwerken zijn:
– De Inspirerende Boekhouder, ter ondersteuning van onze financiële verwerking van ons Centrum. De Inspirerende Boekhouder heeft uitsluitend inzage in de financiële gegevens van het CVKT.
– PraktijkData – Software ondersteuner van ons cliënt-administratiesysteem. PraktijkData heeft toegang tot je gegevens om ons technische ondersteuning te bieden, zij zullen jouw gegevens niet gebruiken voor een ander doel.
– SnelStart – boekhoudprogramma.
– De 7 Westfriese gemeentes (Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec). De betreffende gemeente waar je woonachtig bent maakt via het BSN nummer van je kind een beveiligde link tussen het CVKT en de gemeente om de behandeling te kunnen uitvoeren. Het berichtenverkeer verloopt via Vecozo (beveiligd systeem)
– Zorgring – Veilig mailen met ziekenhuizen, gemeentes, huisartsen.
– vBoxx cloud – beveiligd bewaren van je gegevens. vBoxx heeft toegang tot je gegevens om ons technische ondersteuning te bieden, zij zullen jouw gegevens niet gebruiken voor een ander doel.
vBoxx beschikt ook over de mogelijkheid om documenten te kunnen delen in een veilige omgeving, zodat vertrouwelijke documenten niet per mail of post verzonden hoeven worden.
– Project Direct – Technische ondersteuning voor onze website, zij zullen jouw gegevens niet gebruiken voor een ander doel.
– PC Extreme – E-mail host. Zij zullen jouw gegevens niet gebruiken voor een ander doel.

Bewaring persoonsgegevens
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van de doeleinden. Indien er wettelijke voorschriften van toepassing zijn op de bewaring dan worden de persoonsgegevens niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven.

Medische dossiers
De hoofdregel voor het bewaren van cliënten dossiers staat in de WGBO.
Een cliënt dossier wordt 15 jaar bewaard, gerekend vanaf datum van vastlegging van ieder afzonderlijk. Voor minderjarige cliënten start dit bewaartermijn vanaf de 18e verjaardag.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door het CVKT en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@cvkt.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Het CVKT wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Het CVKT neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Voor de beveiliging van contact en het delen van persoonsgegevens middels Facebook Messenger of WhatsApp, verwijzen wij naar het privacybeleid van genoemde diensten. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@cvkt.nl

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de websites van het CVKT zijn verbonden. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze sites te lezen alvorens van deze sites gebruik te maken.

Wijzigingen privacyverklaring
Het CVKT behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

©Centrum voor Kindertherapie